会计从业：会计电算化工作指南(7-1)

系统试运行
一、初始化工作
　　它是指在系统运行前，根据确定的核算方案和软件提供的功能，输入总帐、明细帐余额，定义有关帐表结构、内容和处理方法，输入有关系统内相对固定的数据，如固定资产、工资固定信息等。这样，当日或当月发生的有关业务凭证输入计算机后，就可以试运行了。系统初始化主要包括如下几个步骤：
(1)建立科目编码及中文名称对照表,输入全部总帐、明细帐科目期初余额。
(2)输入有关核算子系统固定数据,主要包括职工工资数据、固定资产卡片、材料名称、编号和计划价格、产品名称编码、产品定额成本、工时费用定额等。
(3)定义帐、表结构、内容及计算公式。
初始化通俗的解释是“前期准备”或者“怎么开始……”。我们把手工管理的帐务工作搬到计算机中去进行处理，这就需要把目前手工帐本上的帐目、帐面数据转换到计算机中去。这个过程我们叫做“帐务初始化“。
帐务初始化主要有以下三个方面的工作：
(1)建立符合本单位财务管理要求的管理控制体系。
(2)建立符合本单位核算要求的科目体系。
(3)建立适合本单位核算要求的软件功能体系。
在帐务初始化功能中一般都有系统管理子功能，它的主要工作一般包括：财务人员工作及权限的分配、建立适合本单位核算要求的帐务结构体系等。
二、建帐
建帐功能要解决的主要问题是：
1.如何根据自己单位的业务情况建立科目核算体系。
2.如何建立帐簿，形成总帐、银行帐、现金帐、三栏明细帐、多栏明细帐、往来帐等。
3.根据本单位的核算要求或习惯确定凭证的分类方法。
4.进行上年期末余额的结转工作并对结转的期初数进行平衡校验。
5.年终结转工作。
三、填制凭证
在完成了科目设置、年初余额设置、银行帐初始化以及往来帐初始化等工作后，我们开始进行诸如填制凭证、复核凭证、登记银行、现金日记帐的工作，这几项工作统称为日常帐务工作。
填制凭证是会计日常的主要工作，财务人员根据原始凭据做出凭证，然后录入到计算机中，这个过程就是填制凭证。在填制凭证时要根据软件，应考虑：
(1)一张凭证是由哪些因素构成的?
(2)填制一张凭证的步骤有哪几步?
(3)怎样填制一张带有外币或者数量核算的凭证?
(4)怎样在填制凭证时增加一个科目?
(5)怎样修改一张正在填制的凭证?
(6)怎样修改一张已经填好的凭证？
(7)怎样删除、查询打印一定条件的凭证?
为了保证凭证的正确性与合法性,我们要对填好的凭证进行复核,只有通过复核的凭证系统才应允许登帐。
银行日记帐与现金日记帐的登录功能也要具备。
四、登帐
　　主要包括：
1.凭证汇总：按用户指定的汇总条件对满足这一条件的所有未记帐凭证进行汇总，产生科目汇总表。
2.记帐：将用户所填制的已审核未记帐凭证分别登录到相应的帐簿上去，同时产生往来帐及要与银行进行对帐的“待核银行帐”。
3.对帐：对帐的原则是：①总帐借方合计=总帐贷方合计;②上级科目借方发生额总计=其下级所有科目借方发生额总计;上级科目贷方发生额合计=其下级所有科目贷方发生额合计。
4.结帐：当本月的凭证都已记帐后，我们要将该月的帐封好，以免再次被记帐。结帐的原则是：在结帐的月份内，不允许含有未记帐凭证，否则将不予结帐并提示相应信息。
　五、自动转帐
为了解决手工核算中的转帐工作，减轻劳动强度，可以对部分帐务实行自动转帐。
　六、帐务数据的查询与打印
　　包括对科目余额表、总帐帐页、明细帐帐页等会计资料的查询、国内较好的商品化软件都做的非常灵活。特别是基于WINDOWS操作环境的客户机/服务器结构的帐务软件。
　七、银行对帐
1.银行帐的初始化：将所有未与银行对上帐的业务输入到计算机中，以便于利用系统继续与银行进行对帐工作。
2.输入银行的对帐单。
3.银行对帐:通过本单位的银行帐与银行对帐单之间进行核对的工作，即银行对帐，能清理出银行和本单位的未达情况。
4.查询银行存款余额调节表。
5.查询银行未达帐。
6.查询单位未达帐。
　八、往来帐管理
　　往来对帐就是要完成具有往来业务的单位之间、单位部门之间以及单位与个人之间的往来帐目核对工作。
一般包括：
1.往来明细帐定义
2.往来帐初始化
3.往来户档案管理
4.往来帐查询与打印
5.往来对帐
6.对帐单的查询与打印
7.往来户余额的查询与打印
九、日常管理
　　一般包括如下功能：
1.月结帐务数据做备份
2.数据备份与恢复
3.操作人员管理
4.查询打印
5.网络与数据库管理等
以上功能的介绍，是针对一个典型的帐务系统一般所具有的功能，对于各个帐务系统来说都有或多或少的变化。对于其它的系统如：报表系统、工资管理与人事管理系统、材料核算子系统、成本核算子系统、产成品与销售核算子系统等的功能与性能这里不再细述，可参考其系统说明。